Dat ziet er erg goed uit. Ik ben bij mijn huidige werkgever alle dossiers ook zo'n beetje op die manier aan het indelen. Probeer er toch wekelijks een paar compleet te maken door ontbrekende documenten toch nog te maken, zelfs als het om een simpele installatie gaat van vele jaren oud waar we bijna nooit naar terug zijn geweest. Ik maak wel voor elk systeem een eigen dossier aan. En ik gebruik verschillende kleuren mappen. Ik heb zelfs een garagehouder is welke van ons een klant is met 6 mappen maar dit is een uitzonderlijk geval. Meestal ben je bij 1 klant toch maar de installateur van 1 of 2 soorten systemen.
Maar ik begin met een voorblad met alleen de NAW gegevens van de klant en daarna inhoudsopgave.
De inhoudsopgave is een standaard formulier waarbij ik aangeef met vinkjes welke documenten in het dossier zitten en van welke datum deze zijn. Op mijn bureau liggen altijd tientallen van die sjablonen klaar omdat die heel vaak vervangen worden. Daarna begint het eigenlijke dossier.
Contract, offerte, eventuele PvE's, certificaten en eventuele meldkamercontracten zitten eerst in het tabje algemeen en daarna alle technische gegevens onder tabje technisch. Hierin exact dezelfde documenten die jij noemde, maar soms ook een soort programmeerwerkblad bij uitzonderlijke gevallen (bijvoorbeeld galaxy systeem met speciale weerstandsconfiguraties ivm overname oud systeem).
In plaats van duidelijke kabellijsten en tekeningen krijg ik vaak vieze kladpapiertjes van collega's die slecht leesbaar zijn maar die type ik dan even over. Als ik iets niet zeker weet op de kabellijst draai ik hem 2x uit en gaat de 2e versie mee met de volgende onderhoudsbeurt (niet ik vast aan werkbon of plaats bij planning) met het verzoek om de lege plekken in te vullen. Tekeningen van grote panden op A0 formaat probeer ik netjes te houden en correct op te vouwen maar in de praktijk word het vaak een zooi.
Helaas hebben wij zelf geen grote printer maar besteden we dit steeds uit.
Ik gebruik blauwe mappen voor inbraak, rood voor brand/ontruiming, groen voor cctv, geel voor toegangscontrole en beige voor overig (terreinbewaking, intercom, telefonie, netwerk enz enz.)
Heel veel dossiers hebben door mijn voorganger een gebruikershandleiding en soms zelfs ook een installateurshandleiding maar dat vind ik onzin. In logboek bij klant zit gebruikshandleiding en installateurshandleiding heeft elke collega.
